För många företag har licenshantering blivit en allt viktigare fråga. Det beror framförallt på digitalisering med molnlösningar som ställer helt andra krav på licenshantering där förflyttningen från traditionella licensformer till nya och mer flexibla lösningar är mer aktuellt än någonsin
De antal system och program som vi använder blir fler, och framförallt allt i form av molnbaserade lösningar och inte i form av licensierade paket.
Dokumentera era existerande licenser och det är viktigt att ni inkluderar alla era licenser, både de som ni har i fysisk form och molnbaserade när ni dokumenterar licenserna. Försök också att kategorisera licenserna och ta med pris, avtalslängd, användarantal mm.
Glöm heller inte bort de licenser ni inte längre använder. Det är lätt hänt att man missar att dokumentera licenser som inte längre används och det är just dessa licenser vi vill få bort.
Säkerställ att Ni har en rutin för hur Ni dokumenterar alla nya licenser ni skaffar och avgör vikten av Era licenser. Hur viktiga är de egentligen för företaget?
Försök att standardisera processen för att köpa nya licenser då det är viktigt att ni har koll på vilka licenser som köps in. Många företag har inte en specifik person eller ett team som ombesörjer det utan låter istället varje enskild avdelning avgöra behovet. För att se till att ni inte köper in dubbletter eller använder redundanta licenser behöver ni en standardiserad process och regler för att köpa nya licenser.
Här är ett par tips när ni köper licenser:
Se till att de licenser ni köper är tillnytta för verksamheten och jämför alltid med alternativa lösningar för att hitta ett alternativ som passar er.
Involvera gäran experter och användare på licenser i processen då det oftast är de som skall använda dem som bäst vet vad syftet och behovet av licensen är.
Granska licensavtalet så att Ni inte missar viktiga detaljer i form av bindningstid, förnyelseavgifter och användarantal. Kan ni addera nya licenser på samma bidningstid som de redan avropade? Kan ni minska antalet utan merkostnader?
Vad kan vi bidra med?
Vi på Haglöf & Nordkvist är duktiga på licenshantering och om du har några frågor eller behöver stöd så hör gärna av dig till oss, så pratar vi mer om hur vi kan hjälpa just Ert företag.